最初は、一つの業務を小さく試す
AI活用は、毎週繰り返している作業の中から、成果を確認しやすい一つを選ぶと進めやすくなります。最初から業務全体を任せるのではなく、文章の下書きや情報整理など、人が内容を確認できる工程から試しましょう。本記事では、アセントウェブのAI活用・DX支援でも扱う「業務の整理」「導入」「定着」の考え方を、導入準備の手順としてまとめます。以下は検討用の例であり、特定企業の導入実績や効果を示すものではありません。
1．時間がかかっている作業を書き出す
日々の作業を「何を受け取り、何を作り、誰が確認するか」で整理します。例えば、お知らせ文の下書き、社内メモの要点整理、よくある質問の回答案です。作業頻度と現在の所要時間を記録し、まずは一つの作業を選びます。正誤を確認する人がいない業務や、誤りの影響が大きい判断は、最初の試行対象から外すのが実務上の一案です。
2．入力してよい情報を決める
顧客情報、社内資料、未公開の内容を、どの範囲まで入力できるかを先に確認します。利用するサービスや契約によって情報の取り扱いは異なるため、利用条件と自社のルールを確認してください。初回の試行では、公開済みの情報や個人を特定できないサンプルを使うと、手順の検討に集中できます。
3．依頼する内容と完成形をそろえる
依頼には、目的、読み手、使える材料、文字量、出力形式を含めます。例えば「公開済みの営業時間を材料に、既存のお客様に向けた臨時休業のお知らせを200字程度で作る。日付・連絡先は提示した情報だけを使い、不明な点は質問として返す」といった形です。曖昧な条件は、AIに推測させる前に整理しましょう。
4．確認と修正を含めて比較する
出力された文章の事実、数値、日付、固有名詞を元資料と照合し、人が確認してから使います。効果を見る際は、生成にかかった時間だけでなく、材料の準備、確認、修正まで含めた所要時間を比較します。修正点が多い場合は、依頼の条件や対象業務を見直します。削減時間や成果の目標は、実際の業務量をもとに決めます。
5．続けられる手順を残す
うまくいった依頼文、入力してよい情報、確認する項目、保存先を一つの手順にまとめます。担当者と見直しのタイミングを決め、サービスの仕様や業務が変わったときに更新します。まず一つの業務で使い方を定着させてから、似た作業へ広げると、確認の負担も把握しやすくなります。
相談前に整理しておくとよいこと
繰り返している作業、その頻度、現在の所要時間、使う資料、完成したものを確認する人を書き出しておくと、導入する範囲を検討しやすくなります。アセントウェブでは、文章作成・情報整理・Web制作・定型業務などを対象に、現状の作業からAIの使い方を一緒に整理します。
